Teori Administrasi

TEORI ADMINISTRASI

            Teori administrasi adalah bagian kedua dari teori organisasi klasik. Seperti teori klasik lainnya, teori administrasi juga berkembang sejak tahun 1900. Teori ini sebagian besar dikembangkan atas dasar sumbangan Henri Fayol dan Lyndall Urwick dari Eropa, serta Mooney dan Reiley di Amerika.

Henri Fayol

            Henri Fayol (1841-1925), seorang industrialis dari Perancis, pada tahun 1916 telah menulis masalah-masalah tehnik dan administrasi dalam bukunya yang terkenal, Administration Industriele et Generale (Administrasi Industri dan Umum). Buku ini pertama kali diterjamahkan ke dalam bahasa Inggris pada tahun 1929, dengan judul General and Industrial Management, tetapi sebenarnya belum dipublikasikan di Amerika Serikat sampai tahun 1940-an.

            Fayol menyatakan bahwa semua kegiatan-kegiatan industrial dapat dibagi menjadi 6 (enam) kelompok :

1.    Kegiatan-kegiatan tehnikal (produksi, manufacturing, adaptasi).

2.    Kegiatan-kegiatan komersial (pembelian, penjualan, pertukaran).

3.    Kegiatan-kegiatan finansial (pencarian suatu penggunaan optimum dari modal).

4.    Kegiatan-kegiatan keamanan (perlindungan terhadap kekayaan dan personalia organisasi).

5.    Kegiatan-kegiatan akuntansi (penentuan persediaan, biaya, penyusunan neraca dan laporan rugi-laba, statistik).

6.    Kegiatan-kegiatan manajerial (perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, pengkoordinasian dan pengawasan).

Fayol merasa bahwa walaupun manajemen hanya merupakan salah satu dari enam kelompok kegiatan-kegiatan yang diperlukan dalam perusahaan-perusahaan, barangkali merupakan hal yang paling penting. Ini tercermin dalam tulisannya, yang memusatkan perhatiannya pada dua konsep : prinsip-prinsip manajemen dan unsur-unsur manajemen.

Fayol mengemukakan dan membahas 14  kaidah manajemen yang menjadi dasar perkembangan teori administrasi. Prinsip-prinsip dari Fayol tersebut secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut :

1.    Pembagian kerja (division of work). Dengan adanya pembagian kerja atau spesialisasi akan meningkatkan produktivitas, karena seseorang dapat memusatkan diri pada pekerjaan (kegiatan) yang sesuai dengan keahliannya. Pekerjaan-pekerjaan teknis dan manajerial dapat dilaksanakan lebih efisien dengan spesialisasi.

2.    Wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility). Wewenang adalah hak untuk memberi perintah. Seorang anggota suatu organisasi mempunyai tanggung jawab dalam pencapaian tujuan organisasi sesuai dengan kedudukannnya. Dibutuhkan sanksi yang tepat untuk pelaksanaan kegiatan yang baik maupun yang kurang baik.

3.    Displin (discipline). Harus ada respek dan ketaatan pada peranan-peranan dan tujuan-tujuan organisasi. Ini membutuhkan (1) atasan yang baik diseluruh tingkatan,  (2) perjanjian kerja yang sedapat mungkin jelas dan bijaksana, dan (3) sanksi (hukuman) yang diterapkan dengan bijaksana.

4.    Kesatuan perintah (unity of command).  Untuk mengurangi kekacauan, kebingungan dan konflik, setiap organisasi harus menerima perintah-perintah dari dan bertanggung jawab kepada hanya satu atasan.

5.    Kesatuan pengarahan (unity of direction). Suatu organisasi akan efektif bila anggota-anggotanya bekerja sama berdasarkan tujuan-tujuan yang sama.

6.    Mendahulukan kepentingan umum daripada kepentingan pribadi (subbornation of individual interests to general interests). Kepentingan seorang karyawan (anggota organisasi) atau kelompok karyawan tidak diperlakukan lebih tinggi daripada kepentingan organisasi. Kepentingan organisasi harus dijaga sebagai kepentingan yang tertinggi.

7.    Balas jasa (remuneration of personel).  Pembayaran upah atau gaji harus bijaksana, adil, tidak eksploatif dan sedapat mungkin memuaskan kedua belah pihak (perusahaan dan personalia) dan harus ada penghargaan atas pelaksana tugas yang baik. Macam-macam bentuk pembayaran balas jasa dapat didasarkan atas waktu, jabatan, tingkat keahlian, bonnus, pembagian laba, maupun aspek-aspek bukan keuangan.

8.    Sentralisasi (centralization). Organisasi perlu mengatur tingkat keseimbangan optimum antara sentralisasi dan desentralisasi. Tingkat keseimbangan ini tergantung pada karakter pribadi manajer, nilai-nilai yang dipegang manajer, reliabilitas karyawan (bawahn), dan juga kondisi dunia usaha (bisnis). Tingkat sentralisasi harus disesuaikan atas dasar perbedaaan kasus-kasus yang dihadapi organisasi.

9.    Rantai skalar ( scalar chain). Hubungan antara tugas-tugas disusun atas dasar suatu hirarki dari atas ke bawah.

10. Aturan (order). Konsepsi Fayol menyatakan bahwa harus ada suatu tempat untuk setiap orang, dan setiap orang harus menduduki tempat yang memang seharusnya menjadi tempatnya.

11. Keadilan (equity). Bagi personalia yang didorong untuk melaksanakan tugas-tugasnya dengan seluruh tenaga, kemampuan dan kesetiaan, harus diperlakukan dengan bijaksanam dan keadilan atas dasar hasil kombinasi kebaikan dan kebijaksanaan.

12. Kelanggengan personalia (stability of tenure of personnel). Waktu dibutuhkan bagi seorang karyawan untuk menyesuaikan diri dengan pekerjaan baru dan meraih sukses dalam pekerjaan baru tersebut, dnegan anggapan bahwa dia mempunyai kemampuan yang disyaratkan.

13. Inisiatif (initiative). Dalam setiap tugas harus ada kemungkinan untuk menunjukan inisiatif sendiri dalam menyelesaikan dan mengerjakan rencana disetiap tingkat.

14. Semangat koprs (esprit de corps). “persatuan adalah kekuatan”. Pelaksanaan operasi organisasi yang baik perlu adanya kebanggan, kesetiaan, dan rasa memiliki dari para anggotanya.

Disamping itu , fayol memerinci fungsi-fungsi kegiatan administrasi menjadi “elemen-elemen” manajemen-perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pemberian perintah (commanding), pengkoordinasian (coordinating) dna pengawasan (controling). Pembagian-pembagian kegiatan-kegiatan administrasi atas fungsi-fungsi ini dikenal sebagai Fayol’s  Functionalism atau teori fungsionalisme Fayol.

Fayol sebagai seorang teoritis organisasi. sebagai seorang teoritis organisasi, Fayol terutama memusatkan pembahasannya pada pertanyaan tentang struktur organisasi, walaupun uraian-uraiannya juga meliputi kepentingannya “kereleaan” karyawan. Dengan pusat bahas pada struktur, dia membahas rekomendasinya lebih pada prinsip sentralisasi, yaitu struktur organisasi yang terspesialis secara fungsional dengan mana setiap orang dan berbagai sumber daya lainnya mempunyai suatu kedudukan (tempat) terutama secara tepat (atau sering dikenal sebagai struktur “ mekanistik”). Dia menyimpulkan “salah” bahwa semua organisasi. Pada tahap perkembanngan sama seharusnya mempunyai pembagian kerja dan struktur fungsional yang sama, dan jumlah karyawan merupakan penentu utama “bentuk umum organisasi”.